Моделирование трудовых и связанных с ними затрат

Моделирование трудовых затрат принципиально не отличается от моделирования большинства других категорий затрат, однако обладает рядом дополнительных особенностей, которые будут рассмотрены в данном параграфе.

Во-первых, необходимо договориться о том, что мы понимаем под трудовыми затратами. Здесь возможны различные варианты, однако исходя из имеющегося опыта разработки финансово-экономических моделей в составе трудовых затраты мы предлагаем рассматривать:

• оплату труда сотрудников по трудовым договорам;
• стоимость работ по договорам ГПХ с физическими лицами;
• неразрывно связанные с ними затраты на уплату НДФЛ и страховых взносов.

Оплата труда штатных сотрудников может моделироваться как в разрезе конкретных фамилий, так и укрупненно в разрезе должностей или отделов. В последних случаях помимо средних ставков оплаты труда необходимо учитывать еще и штатную численность сотрудников.

Оплата труда и штатная численность по аналогии другими операционными затратами могут включать как прямую, так и косвенную составляющую. Это позволяет выделить в составе вознаграждения сотрудников фиксированный оклад и премии, например в процентах от выручки или за каждого привлеченного клиента, а также привязать рост штатной численности персонала к росту объемов продаж или другим базовым показателям.

Включение в состав трудовых затрат договоров ГПХ с физическим лицами обусловлено тем, что выплатами по таким договорам, также как и выплаты штатным сотрудникам предусматривают начисление и уплату НДФЛ и страховых взносов. Именно поэтому такие затраты необходимо учитывать отдельно от обычных операционных затрат, к которым относятся в том числе договоры ГПХ с индивидуальными предпринимателями и самозанятыми.

Во-вторых, при разработке финансово-экономическом модели очень важно договориться о том, в каком виде в модели исходных данных, промежуточных расчетах и результатах моделирования указываться ставки оплаты труда, премии и выплаты по договорам ГПХ с физическими лицами — до или после удержания НДФЛ.

Более правильным является вариант, при котором мы всегда отталкиваемся от доходов до вычета НДФЛ. Только такой вариант позволяет корректно рассчитать НДФЛ и страховые взносы в условиях применения многоуровневых прогрессивных и регрессивных ставок.

Однако многие предприниматели, руководители и сотрудники привыкли и хотят оперировать не теми суммами, которые установленным в трудовых и гражданско-правовых договорах, а суммами, которые они должны выплатить или получить что называется «на руки». Необходимо отметить, что такая практика характерно во многом именно для России, где долгое время применялись относительно плоски налоговые ставки, всегда позволявшие быстро и точно рассчитать НДФЛ и страховые взносы «обратным счетом». С введением в 2025 году многоуровневой шкалы НДФЛ такой простой, точный и корректный расчет становится возможен только, если размер оплаты труда не превышает предельную величину для применения минимальной ставки НДФЛ (до 200 тыс. руб. в месяц включая НДФЛ).

В-третьих, необходимо понимать, что по-настоящему точный расчет НДФЛ и страховых взносов возможен только при персонифицированном учете, то индивидуально по каждому человеку. Если же учет ведется в разрезе должностей и в течение календарного года сочетается с наймом и увольнением сотрудников, то применение прогрессивных и регрессивных ставок НДФЛ и страховых взносов может быть некорректным. Кроме того, необходимо учитывать, что для точного расчета трудовых затрат необходимо прогнозировать еще и отпуска, больничные, командировки, индивидуальные льготы и множество других факторов. Однако на практике почти все эти факторы обычно игнорируются по причине сложности расчета и незначительного их влияние на показатели в масштабах всей финансово-экономической модели.

В-четвертых, необходимо учитывать, что с увеличением штатной численности или текучестью кадров тесно связаны определенные операционные, а иногда и инвестиционные затраты, например затраты на поиск, подбор и обучение сотрудников, спецодежду, подготовку рабочих мест, увеличение количества лицензий на программное обеспечение и другие аналогичные затраты. Такие затраты могут моделироваться как вручную, а и автоматически путем их привязки к штатной численности, периодам ее увеличения или случаям найма или увольнения конкретных сотрудников.